ГОСы по государственному управлению
13. Преодоление барьеров общения в процессе коммуникации
В процессе управленческой деятельности широко используются межличностные коммуникации. Это такой тип коммуникационного воздействия, при котором в роли как отправителя так и получателя выступают отдельные индивиды. Для него характерен непосредственный контакт между субъектами общения.
В процессе межличностной коммуникации важно уметь преодолевать возникающие здесь преграды.
Преграды, обусловленные восприятием. Люди реагируют не на то, что происходит, а на то, что воспринимается как происходящее. Одна из преград, связанных восприятием возникает из-за конфликта между основаниями суждений, убеждениями отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта.
Расхождения в основаниях суждений может становиться причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей. Во многих случаях люди воспринимают только часть сообщения полученного ими.
Семантические барьеры. Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Поскольку слова могут иметь разные значения для разных людей, то сообщение сформулированное одним человеком, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации.
Невербальные преграды. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Примерами невербальной коммуникации могут быть обмен взглядами, выражение лица, улыбка и выражения неодобрения, поднятые с недоумением брови, живой или остановившийся взгляд и т.д.
Другая разновидность невербальной коммуникации связана с вербальной и проявляется в том, как произносятся слова. Это интонация, модуляция голоса, плавность и другие характеристики речи.
Неумение слушать. Исследования показывают, что многие менеджеры, по сути дела, слушают и воспринимают лишь четверть сообщений. И это не удивительно, ведь в системе образования учат чтению, письму, умению обращаться с числами, но почти не обучают умению слушать. Заметим также, что мало воспринимать факты – нужно прислушиваться к чувствам людей.
Плохая обратная связь. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли сообщение, принятое получателем, истолковано в изначально придававшемся ему смысле:
- задавать вопросы;
- оценивать язык поз, жестов и интонаций человека;
- проводить относительно подчиненных «политику открытых дверей», означающей, что вы готовы в определенное время обсудить с ними любые их вопросы и подкрепить свои слова действиями.
Способы совершенствование искусства общения:
- умейте слушать;
- проясняйте свои идеи перед началом их передачи;
- проявляйте внимание к чувствам других людей, будьте готовы «влезть в их шкуру»;
- следите за языком собственных поз, жестов, интонаций;
- добывайтесь установления обратной связи: а) задавайте вопросы; б) оценивайте язык поз, жестов и интонаций человека; в) контролируйте первые результаты работы; г) проводите относительно подчиненных «политику открытых дверей», означающей, что вы готовы в определенное время обсудить с ними любые их вопросы и подкрепить свои слова действиями;
Руководитель должен иметь четкое представление о преградах на пути обмена информацией в организации и методах совершенствования такого обмена.
К числу преград в организационных коммуникациях можно отнести следующие:
- искажение сообщений. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин: а) сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных контактах; б) из-за несогласия с сообщением руководитель модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах; в) в результате фильтрации, что делается для того, чтобы с одного уровня управления на другой уровень шли только те сообщения, которые его касаются. На каждом уровне управления отфильтровывается 30-50% информации; г) в силу разных статусов уровней организации. Нередко нижние уровни управления стараются снабжать высшие инстанции только положительной информацией, так как хотят получить одобрение от руководителя, опасаются быть наказанными;
- информационные перегрузки. Руководитель часто не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию, оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. Однако при этой фильтрации он иногда допускает ошибки.
- неудовлетворительная структура организации. В организациях с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать информацию.
Пути совершенствования коммуникаций в организациях:
- регулирование информационных потоков. Для этого руководитель должен: а) представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных; б) научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации;
- организация периодических встреч со своими подчиненными разных уровней;
- улучшение системы обратной связи;
- реализация системы сбора предложений по совершенствованию любого аспекта деятельности организации (например, в виде ящиков или создания специальных групп руководителей и рядовых работников);
- издание информационных бюллетеней, которые содержат информацию для всех работников и где могут печататься статьи с обзором предложений по поводу управления, новых видов продукции или услуг, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников;
-развитие современных информационных технологий (локальные сети, Интернет, электронная почта, видеоконференции).
2008-09-08 21:52:27 Ответы к ГОСам — вернуться к списку
| ← предыдущая страница следующая страница → |